Proceso disciplinario laboral y descargos: paso a paso según la Ley 2466 de 2025

Desde la reforma laboral (Ley 2466 de 2025), ninguna empresa en Colombia puede sancionar a un trabajador sin seguir un procedimiento mínimo. El artículo 7 de la ley reescribió el artículo 115 del Código Sustantivo del Trabajo y convirtió el debido proceso disciplinario en una lista concreta de pasos. Si se salta uno, la sanción queda expuesta a caerse ante un juez. En esta guía le explico los 7 pasos, los límites de las sanciones y le dejo un modelo de citación a descargos.

¿Qué cambió con la Ley 2466 de 2025?

Antes, el artículo 115 solo pedía oír al trabajador antes de sancionarlo. Ahora exige, para todas las actuaciones disciplinarias, unos principios mínimos —dignidad, presunción de inocencia, in dubio pro disciplinado, proporcionalidad, derecho a la defensa, contradicción de las pruebas, intimidad, imparcialidad, buen nombre y non bis in idem (no sancionar dos veces por lo mismo)— y un procedimiento de 7 pasos.

Además, la ley le dio a las empresas 12 meses para actualizar el Reglamento Interno de Trabajo con estos parámetros (parágrafo 4). La ley se promulgó el 25 de junio de 2025, así que ese plazo ya venció. Si su reglamento todavía no lo incluye, es lo primero que debe corregir.

Los 7 pasos del proceso disciplinario (art. 115 CST)

1. Comunicar formalmente la apertura del proceso al trabajador.
2. Indicar por escrito los hechos, conductas u omisiones que motivan el proceso.
3. Trasladarle todas y cada una de las pruebas en las que se basa.
4. Darle un término de mínimo 5 días para pronunciarse, controvertir las pruebas y aportar las suyas. Si su defensa es verbal, se levanta un acta que transcriba sus descargos.
5. Emitir una decisión motivada, que identifique específicamente las causas de la decisión.
6. Si procede, imponer una sanción proporcional a los hechos.
7. Permitirle impugnar la decisión.

Sobre los 5 días: la ley dice «no podrá ser inferior a 5 días» y no aclara si son hábiles o calendario. Por prudencia, cuente días hábiles: un término más amplio nunca le juega en contra.

Lo que la ley también exige

• Inmediatez: el proceso debe hacerse en un término razonable, salvo que la convención colectiva, un laudo arbitral o el reglamento fijen otro (parágrafo 1). Sancionar meses después de los hechos es un riesgo.
• Acompañamiento sindical: si el trabajador está afiliado a un sindicato, puede estar acompañado por uno o dos representantes que sean trabajadores de la empresa (parágrafo 2).
• Ajustes razonables para trabajadores con discapacidad, que garanticen la comunicación y comprensión mutua (parágrafo 3).
• Medios digitales: el procedimiento puede hacerse con tecnologías de la información, siempre que el trabajador tenga esas herramientas a su disposición (parágrafo 5).

¿Y si mi empresa tiene menos de 10 trabajadores?

El parágrafo 6 excluye del procedimiento de 7 pasos a los trabajadores del hogar y a las micro y pequeñas empresas de menos de diez (10) trabajadores. Pero no las deja libres: deben escuchar previamente al trabajador sobre los hechos que se le imputan, respetando su derecho de defensa y el debido proceso. En la práctica, dejar constancia escrita de esa escucha es lo que le protege si el caso llega a un juez.

Límites de las sanciones (arts. 111 a 114 CST)

• Solo las previstas: no puede imponer sanciones que no estén en el reglamento, el pacto, la convención colectiva, el fallo arbitral o el contrato (art. 114).
• Nada lesivo de la dignidad: ninguna sanción puede consistir en penas corporales ni en medidas que afecten la dignidad del trabajador (art. 111).
• Suspensión: máximo 8 días la primera vez y 2 meses en caso de reincidencia (art. 112).
• Multas: solo por retrasos o faltas al trabajo sin excusa suficiente, hasta la quinta parte del salario de un día, y lo recaudado va a una cuenta especial para premios o regalos de los trabajadores (art. 113).

Modelo de citación a descargos

Adáptelo a su reglamento interno. Los textos entre corchetes son los que debe completar.

[Ciudad], [fecha]

Señor(a) [nombre del trabajador]
Cargo: [cargo] · C.C. [número]

Asunto: Apertura de proceso disciplinario y citación a diligencia de descargos

En cumplimiento del artículo 115 del Código Sustantivo del Trabajo, modificado por la Ley 2466 de 2025, y del Reglamento Interno de Trabajo, le comunicamos formalmente la apertura de un proceso disciplinario por los siguientes hechos: [descripción concreta de los hechos, con fechas y lugares].

Estos hechos podrían constituir un incumplimiento de [norma del reglamento, cláusula del contrato u obligación legal].

Le trasladamos las pruebas que fundamentan el proceso: [lista de pruebas, anexas a esta comunicación].

Usted cuenta con [mínimo 5] días hábiles, contados desde el recibo de esta comunicación, para pronunciarse por escrito, controvertir las pruebas y aportar las que considere necesarias. También puede rendir sus descargos de forma verbal en la diligencia que se realizará el [fecha] a las [hora] en [lugar o enlace virtual], de la cual se levantará un acta.

[Si aplica: Si usted está afiliado a una organización sindical, podrá estar acompañado por uno o dos representantes del sindicato que sean trabajadores de la empresa.]

Atentamente,
[Nombre y cargo de quien cita]

Recibí: ______________________ Fecha y hora: __________

Errores que hacen caer una sanción

• Citar sin entregar las pruebas, o entregarlas incompletas.
• Dar menos de 5 días para la defensa.
• Sancionar con una falta o una sanción que no está en el reglamento.
• Una decisión sin motivación, que no explique por qué los descargos no desvirtuaron la falta.
• No dejar abierta la posibilidad de impugnar.
• Dejar pasar demasiado tiempo entre los hechos y la sanción.
• No guardar evidencia de cada paso: quién citó, cuándo recibió el trabajador, qué dijo y quién firmó.

Lista de chequeo

• ☐ Reglamento Interno actualizado con el procedimiento del artículo 115 y la escala de faltas y sanciones.
• ☐ Comunicación de apertura con los hechos por escrito.
• ☐ Pruebas trasladadas al trabajador, con constancia de recibo.
• ☐ Término mínimo de 5 días para la defensa.
• ☐ Acta de descargos firmada (si la defensa fue verbal).
• ☐ Decisión motivada y sanción proporcional, prevista en el reglamento.
• ☐ Posibilidad de impugnar informada al trabajador.
• ☐ Todo archivado en la hoja de vida del trabajador.

Llevarlo sin papeles

El punto débil de casi todos los procesos disciplinarios no es la falta, sino la evidencia: la citación que nadie sabe si se entregó, el acta sin firma, la decisión que se quedó en un correo. Estoy terminando una plataforma que lleva el proceso completo —citación, traslado de pruebas, acta de descargos, firmas digitales, decisión, impugnación y archivo— con fecha y hora de cada paso. Escríbame por WhatsApp si quiere verla, o conozca los demás servicios.

Preguntas frecuentes

¿Cuántos días hay para presentar descargos?

Mínimo 5 días, según el artículo 115 del CST modificado por la Ley 2466 de 2025. El reglamento puede dar más, nunca menos.

¿El trabajador puede ir acompañado a la diligencia de descargos?

Si está afiliado a un sindicato, sí: por uno o dos representantes sindicales que sean trabajadores de la empresa. El reglamento interno puede ampliar esta garantía.

¿Se puede hacer la diligencia de descargos por videollamada?

Sí. El parágrafo 5 permite usar tecnologías de la información, siempre que el trabajador tenga acceso a ellas.

¿Las empresas pequeñas deben seguir los 7 pasos?

Las de menos de 10 trabajadores no, pero sí deben escuchar previamente al trabajador y respetar su derecho de defensa.

Esta guía es información general basada en el texto de la Ley 2466 de 2025 y del Código Sustantivo del Trabajo, y no reemplaza la asesoría legal de su empresa.