Importar mercancía no termina cuando el producto llega al país, se nacionaliza y sale de la aduana. Después del levante todavía existen obligaciones documentales y cambiarias que el importador debe controlar con mucho cuidado.
Una de las más importantes es la relacionada con la información aduanera que debe asociarse a los pagos realizados al exterior.
En la práctica, muchos empresarios conocen este procedimiento como “legalización de divisas” o “legalización de la importación”.
Y aquí hay un punto fundamental: cuando al momento de realizar el giro al proveedor todavía no se contaba con la información definitiva de la declaración de importación, esa información debe suministrarse posteriormente al intermediario del mercado cambiario.
La DIAN establece que esto debe hacerse a más tardar dentro del mes calendario siguiente a la fecha de levante de la mercancía.
Por eso, aunque normalmente se habla de “30 días”, jurídicamente es más preciso hablar del mes calendario siguiente al levante.
La casilla que empieza a correr el plazo
Para controlar correctamente este término es indispensable saber leer la declaración de importación.
En el Formulario 500 de la DIAN aparecen varios números y fechas que pueden confundirse fácilmente.
Las cuatro casillas que debe identificar
– Casilla 132: número de aceptación de la declaración de importación.
– Casilla 133: fecha de aceptación.
– Casilla 134: número de levante.
– Casilla 135: fecha del levante.
La fecha realmente importante para controlar el plazo de legalización posterior es la que aparece en la casilla 135, porque allí figura la fecha en que fue autorizado el levante de la mercancía.
Desde esa fecha debe empezar el control interno de la empresa.
La DIAN establece que la información aduanera debe suministrarse al intermediario del mercado cambiario a más tardar dentro del mes calendario siguiente a esa fecha cuando no estaba disponible al momento de canalizar el pago.
Por eso no basta simplemente con nacionalizar la mercancía.
Después del levante debe existir un procedimiento administrativo que garantice que el pago realizado al exterior quede correctamente relacionado con la declaración de importación correspondiente.
Un error muy común: confundir el número del formulario con el número de la declaración
Otro problema que puede generar errores es identificar incorrectamente el número de la declaración de importación.
Muchas personas observan el Formulario 500 y toman el número grande que aparece en el documento pensando que ese es el número que deben reportar.
Pero cuando se requiere el número de aceptación de la declaración, el dato que debe verificarse está en la casilla 132.
Parece un detalle menor.
No lo es.
¿Por qué puede convertirse en un problema?
En procedimientos cambiarios, bancarios y aduaneros, un número incorrectamente relacionado puede generar aclaraciones posteriores, solicitudes adicionales y eventualmente problemas frente a una revisión.
Por eso la empresa debería evitar trabajar de memoria o copiar datos desde documentos anteriores.
Cada vez que se suministre información de una importación debe abrirse directamente la declaración correspondiente y verificar:
– número de aceptación;
– fecha de aceptación;
– número de levante;
– fecha de levante.
¿Por qué es tan importante legalizar oportunamente?
Supongamos que una empresa compra mercancía en China.
Primero realiza un giro anticipado de USD 20.000 al proveedor.
En ese momento la mercancía todavía no ha llegado a Colombia y, naturalmente, todavía no existe una declaración de importación definitiva.
Semanas después llega la mercancía.
Se presenta la declaración.
La DIAN autoriza el levante.
La mercancía sale de la zona aduanera.
Para muchas empresas, en ese momento la importación está “terminada”.
Pero documentalmente todavía puede faltar un paso importante:
relacionar la declaración de importación con el pago que previamente se realizó al exterior.
Si la empresa deja pasar el tiempo y nadie controla ese procedimiento, puede terminar con operaciones pendientes que meses o años después serán mucho más difíciles de reconstruir.
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